Sin dudas el formato del Viaje Corporativo hoy en día, por negocios,  proyectos y trabajo en general, está en las fases de mayor facilitación y operatividad, gracias a las tecnologías existentes para gestionar este tipo de necesidades en las empresas  e instituciones.

Sin embargo en la actualidad y de conformidad a los riesgos asociados o la mejor aplicabilidad en gestión de riesgos (Risk Management), los viajes corporativos deben tener el sustento muy organizado y estricto hacia los proveedores y el vínculo con los recursos humanos y funcionarios de la empresa.

La mejor aplicación desde la empresa es conformar la organización de estas áreas en una Política de Viajes clara y precisa, una Gestión de Riesgos asociada a los viajes, una capacitación de los Recursos Humanos viajeros de la empresa y un Programa de Procesos para quienes son los controladores y gestores de las auditorías internas de los gastos de viajes.

Las áreas que deben trabajar en el tema de los viajes corporativos, son por tanto quienes tienen la responsabilidad como Travel Managers, si no existen o no están definidos en la empresa, son entonces las áreas de Recursos Humanos y Finanzas, pero sin una gestión clara y especifica siempre existirán las debilidades por desconocimiento, falta de tiempo y otros factores internos y externos.

Los equipos experimentados dentro de las empresas, que puedan confluir en conocimiento y menos dependencia de asistencias externas (Agencias de Viajes corporativas y especializadas), son díficiles de desarrollar, por falta de profesionales altamente experimentados en estas áreas, ya que no solo deben tener una experiencia como agentes de viajes.

Los Travel Manager o estas áreas requieren mayor solidez en gestión de negocios, administración y gestión de riesgos y  gestión calidad de servicios y experiencia del cliente.

El que las empresas puedan crear sus propias plataformas de requerimientos de viajes, conforme a todo tamaño y tipo de organizaciones, sean pequeñas, medianas y grandes, o entidades gubernamentales, donde los viajes y desplazamientos son un centro de costos importante, hoy aún es algo lejos de poder crear, no por que no existan los medios tecnologicos o plataformas afines, si no por una falta de dedicación o interés en invertir sobre un sistema y área, que hoy tiene el mejor escenario para poder implementar.

De acuerdo a lo anterior volvemos a reflexionar a que internamente en las empresas y para estos efectos del viaje corporativo, no están los profesionales y por ello es de mayor facilidad contratar los servicios de externalización a través de Agencias de Viajes Corporativas.

Hoy en día las plataformas tecnológicas disponibles para hacer una excelente gestión de viajes, están al alcance de todos.

El Travel Manager o el equipo de Viajes corporativo.

El implant de viajes, fue y es una gran alternativa, para empresas con un importante volumen de reservaciones  aéreas, hoteleras y otros servicios terrestres como rent a cars.

El travel planner es entonces como encargado de coordinar y planificar los viajes, en la forma que cada empresa lo determine con una politica de viajes acorde, herramienta que es una importante asistencia al cumplimiento de estos objetivos, pero que en la mayoría de los casos se efectua o se crea conforme a una generalidad, que no tiene un diseño exclusivo de conformidad a la identidad y movilidad de cada empresa, por ello no cuenta con un respaldo que verdaderamente pueda ser aplicada con un alto porcentaje de efectividad. Hay muchas empresas que aún tampoco cuentan si quiera con la Politica de Viajes, creada o resumida.

COMO DEBIERA SER EL TRAVEL PLANNER

El Travel Planner es más que un tomador de pedidos, es la persona o equipo que conoce las necesidades de la empresa, optimización de recursos, tipos de viajes requeridos, politicas establecidas para los viajes, riesgos asociados al viaje, gestión de compensaciones, seguros de asistencia, etc. y a su vez por otro lado conoce los productos, calidad, garantías  y servicios,  que mejor se adaptan a las necesidades empresariales.

Con este conocimiento bilateral, más la tecnología con la que contamos hoy, el Travel Planner, debiera hacer una excelente gestión, ser un aporte a la empresa y al logro de cada meta en la optimización de costos y del significado de compensaciones para funcionarios viajeros, donde no solo hay un costo beneficio, si no el significado social y familiar, conforme a la dinámica de viajes en una empresa.

Autor: Jorge Flores Chieng-Jiusan, Fundador InnovaJob